La morosidad casi nunca es un problema de cobro: es un problema de diseño. Las empresas que cobran bien no persiguen mejor a los morosos, sino que han construido un proceso que impide que el impago llegue a consolidarse. Este artículo describe cómo estructurar una política de cobros en una pyme o una empresa mediana.
Antes de vender: el filtro de riesgo
El primer control de morosidad ocurre cuando se acepta al cliente, no cuando deja de pagar. Un procedimiento mínimo incluye verificación de identidad y representación, consulta de registros de morosidad, revisión de cuentas depositadas en el Registro Mercantil y asignación de un límite de crédito por cliente.
Ese límite debe ser un número, no una intuición, y debe revisarse cuando el cliente aumenta su volumen de compra. La mayor parte de las pérdidas por insolvencia se concentra en clientes cuyo riesgo creció sin que nadie lo recalculara.
En el contrato: las cláusulas que sí se ejecutan
- Plazo de pago expreso. La Ley 3/2004 fija un máximo de sesenta días en operaciones comerciales; pactar plazos superiores no es válido.
- Interés de demora. A falta de pacto se aplica el tipo del BCE más ocho puntos, además de la indemnización automática de cuarenta euros por costes de cobro.
- Reserva de dominio en ventas de bienes, para conservar la propiedad hasta el pago íntegro.
- Garantías personales del administrador o del socio de control en clientes de riesgo.
- Sumisión expresa a un fuero determinado, cuando sea admisible.
- Prueba de entrega. Albarán firmado o acuse de recepción: es la prueba que más pleitos decide.
Después de vender: el calendario de escalado
La clave operativa es que el impago tenga un itinerario automático con responsables y fechas, en lugar de depender de que alguien se acuerde. Un esquema que funciona bien:
- Día 1 de vencimiento: aviso automático de cortesía por correo electrónico.
- Día 7: llamada del responsable comercial. El objetivo es detectar si hay incidencia, disconformidad o falta de liquidez.
- Día 15: reclamación escrita con liquidación de intereses de demora y suspensión de nuevos suministros a crédito.
- Día 30: burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, fijando plazo final.
- Día 45-60: traslado a asesoramiento jurídico para decidir entre acuerdo documentado o reclamación judicial.
Lo importante no es este calendario concreto, sino que exista uno y que el paso al siguiente escalón no requiera una decisión discrecional cada vez.
Indicadores que de verdad miden la salud del cobro
- Periodo medio de cobro (DSO) y su evolución, no su valor aislado.
- Antigüedad de saldos por tramos de 30, 60, 90 y más de 120 días.
- Tasa de morosidad sobre ventas del periodo.
- Concentración: porcentaje de la deuda viva en los cinco mayores clientes.
- Eficacia del escalado: qué porcentaje de impagos se resuelve en cada fase. Si casi todo se resuelve en la fase judicial, el proceso previo no está funcionando.
Separar la relación comercial de la reclamación
Uno de los motivos por los que las empresas cobran tarde es que el comercial que gestiona la relación es el mismo que debe reclamar. El conflicto de incentivos es evidente. A partir de un determinado tramo de antigüedad, la reclamación debe salir del circuito comercial y pasar a un área independiente o a un despacho externo. Esa transferencia, además, transmite al deudor que la situación ha cambiado de categoría.
Muchas empresas optan directamente por la gestión legal externalizada a partir de cierto umbral, precisamente para preservar la relación comercial mientras la reclamación avanza en paralelo.
Cuándo cortar pérdidas
Una política de cobros madura incluye criterios para dejar de invertir en un expediente: insolvencia acreditada, deudor ilocalizable tras investigación, importe inferior al coste de reclamación o deudor persona física con exoneración del pasivo insatisfecho concedida. En esos casos las alternativas son la provisión contable, la venta del crédito o la cesión a un tercero especializado.
Preguntas frecuentes
Qué plazo de pago puedo pactar con mis clientes
En operaciones entre empresas, el máximo legal es de sesenta días naturales desde la entrega o la prestación del servicio. Los pactos que superen ese plazo se consideran nulos por abusivos.
Puedo cobrar intereses de demora sin haberlos pactado
Sí. En operaciones comerciales el interés de demora se devenga automáticamente desde el vencimiento, sin necesidad de aviso previo ni de pacto expreso.
Cuándo conviene dejar de reclamar internamente
Como regla práctica, cuando el impago supera los sesenta días o cuando el deudor deja de responder. A partir de ahí, cada semana de gestión interna sin resultado reduce la probabilidad de cobro y consume recursos.
Revisamos su política de cobros
En Sidro Capital diseñamos procedimientos de cobro, revisamos contratos y condiciones generales y asumimos la reclamación cuando el impago ya está consolidado. Escríbanos desde el formulario de contacto.
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